建立商業秘密保護體系可以減少商業秘密泄露給企業帶來的損失,但并不能徹底杜絕商業秘密的泄露。從當前商業秘密泄露的案例類型來看,泄露的主要途徑有三個方面:一是被同行主動竊取信息造成泄密;二是自己疏忽大意公開信息造成泄密;三是員工離職帶走信息造成泄密。本文著重探討自己疏忽大意公開信息造成泄密的綜合預防策略。
一、加強人員保密教育,提高全員保密防范意識
首先擬制好年度保密教育計劃。凡事預則立,不預則廢,保密教育也不例外,擬制保密教育計劃要注重教育內容上的全面性、解決存在問題上的針對性、與企業整體年度工作計劃的融合性。其次要結合時事形勢開展教育。要隨時關注國內外保密工作事件,掌握本公司保密工作動態,針對外部事件和內部問題,及時開展保密形勢教育。第三注重教育形式靈活多樣性。保密教育活動年年搞,但每年都要有新花樣,才能收到更好的效果。如“請進來”和“走出去”,每年請不同的人來講,去不同地方參觀;組織保密知識有獎競賽、燈謎晚會、演講比賽等。
二、抓住重點工作環節,做好保密規章制度落實
首先要做好公開信息審批工作。企業對外公布的各類文字、圖片、報表等資料信息都要進行分級審查,經批準后才能對外發布。其次要開展對外交流專項培訓。有的信息掌握在相關涉密人員的大腦中,在日常商務工作中,不注意就會泄露,所以在例行的保密教育的基礎上,要進行對外交流保密工作專項培訓,提升涉密人員的保密應對能力。第三要嚴格落實檢查監督制度。隨著企業的成長,對外公布的信息和進行的商務交流數量在不斷增加,需要檢查監督審批制度和培訓效果的落實情況,另外通過檢查監督還可以反向促進制度的補充完善。
三、建立長效管理機制,激勵涉密人員主人翁意識
首先給予涉密人員崗位補助。涉密崗位需要在正常執行公司制度的基礎上,另外履行涉密崗位的制度要求,如需要簽訂禁業限制等協議等,所以應該給予崗位補助,提高從事涉密工作的責任感。其次盡量簽訂長期勞動合同。目前民營企業人員流動性較大,與重要涉密人員簽訂長期勞動合同,會保證相關人員的穩定性,從而有利于保密工作的開展。第三給予核心涉密人員產權激勵。核心涉密人員掌握有企業的核心信息,影響著企業的生存發展,給予產權激勵,使之成為企業的股東,與企業形成休戚相關的命運共同體,更有利于商業秘密的保護和企業的長遠發展。
四、運用保密技術手段,杜絕密品資料遺失現象
首先樹立人防技防物防相結合的理念。人防是核心,技防和物防是有效的補充,只有人防技防物防合理結合,才會收到事半功倍的效果。其次做好密品流轉中技術防護工作。密品在流轉的過程中容易發生丟失的現象,尤其是外帶過程中,一旦丟失,很大程度上會發生泄露,所以密品外帶有條件的要派專車運送,沒條件的至少要有專門的安全包(箱)裝載,出現丟失有補救的機會。第三配備專業的密品銷毀設備。在秘密資料產生的過程中,如果有修改的涉密文件、光盤要運用專業的密品銷毀設備進行銷毀,防止產生的“廢品”泄密。
企業商業秘密保護建設沒有最好,只有更好,建立運行商業秘密保護體系只是第一步,只有不斷加強教育培訓、抓住重點環節、優化管理機制、更新技術防護產品,才能最大限度減少自己疏忽大意公開信息造成泄密。我所開展有商業秘密保護建設的各項服務,愿意幫助各類企業應對商業秘密保護領域面臨的風險,歡迎大家聯系我們,進行溝通交流。
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